Защо още сканираме фактури, които някой вече е въвел веднъж?

Един разговор от миналата седмица не ми излиза от главата.

Колега сподели, че кантората му е взела софтуер за разпознаване на документи. Работи добре спестява часове, грешките са малко, хората са доволни. Няма нищо лошо в това решение и не съм тук да го оспорвам. Но докато го слушах, ми хрумна нещо, което оттогава не мога да си избия от главата:

Ние плащаме, за да възстановим данни, които някой вече е бил въвел веднъж.

Къде точно умират данните

Проследете един документ от началото до края.

Доставчикът издава фактура от своята система. В този момент данните са структурирани - номер, дата, контрагент с ЕИК, редове, количества, единични цени, данъчна основа, ставка, ДДС, начин на плащане, падеж. Всичко това седи в база данни, в отделни полета, чисто и еднозначно.

После системата ги отпечатва. Или прави PDF.

В този момент данните ''умират''. Превръщат се в картинка на данни. Полетата изчезват остава разположение на текст върху лист. Компqютърът от другата страна вече не вижда „данъчна основа: 1240,50", а вижда петно от пиксели, което трябва да разпознае, да разчете, да прецени в коя колона се намира и да предположи какво означава.

Оттам нататък: клиентът слага листа в папката. Папката пътува до кантората веднъж месечно, често с човек и кола. Ние я разлистваме, сканираме, пускаме разпознаване, проверяваме какво е сбъркало, коригираме и осчетоводяваме. Тоест плащаме на технология да познае обратно нещо, което на три стъпки по-рано е било напълно известно.

Сканирането не е решение на проблема. То е компенсация за счупване, което се е случило другаде и то компенсация, която по дефиниция никога няма да е стопроцентова, защото възстановява информация от отпечатък, а не от източник.

Колко ни струва това

Видях наскоро изчисление от български доставчик на такъв софтуер, което ми се стори честно, защото е тяхно собствено и не ги ласкае особено:

Кантора с 5–8 души, обслужваща 20–30 малки клиента. Около 600 документа месечно. При 2,5 минути на документ това прави 25 часа месечно само въвеждане. Три работни дни. Всеки месец. За една кантора. Умножете по броя кантори в страната и ще получите число, което трудно се оправдава като нормално състояние на професията.

И забележете разпознаването сваля тези 25 часа, но не ги нулира. Остава проверката. Остават изключенията. Остава доставчикът, чиято фактура винаги излиза криво. Остава сканирането само по себе си, което също е човекочас.

Това, което ме изненада, когато проверих

Мислех си, че в България просто нямаме инфраструктура за електронен обмен. Оказа се, че греша, и то доста.

EDI работи тук от 2005 г. Билла е първата верига, която го въвежда. Метро минава на електронни фактури през 2009 г. Днес по този начин обменят документи Кауфланд, Лидл, Фантастико, Технополис, Практикер, dm, аптечни вериги, бензиностанциите на ОМВ и Еко, и още много други. Никаква хартия, никакво разпознаване. Данни отиват директно в данни, автоматично, всеки ден, от двайсет години. Значи технологията я има. Стандартът го има. Интеграциите с български складови и счетоводни програми ги има.

Но обърнете внимание на посоката.

Веригата има власт над доставчика си. Може да му каже: „или се свързваш електронно, или не търгуваме". Затова потокът е нагоре от много доставчици към една верига. Един силен купувач принуждава сто продавача.

Обратната посока изобщо не съществува.

Конкретният случай, който ме занимава

Ресторант. Купува от Метро всяка седмица. Получава документ. Слага го в папката.

В края на месеца папката отива при счетоводителя, който я сканира заедно с още петстотин листа и плаща на софтуер да разчете какво пише на тях. Междувременно Метро има същите тези данни в структуриран вид в собствената си система. Идеално чисти. Разликата между двете състояния е един файл.

Защо не се прехвърля? Не защото е технически трудно - Метро вече прави точно това с веригите, с които работи. А защото Метро няма никакъв лост над трийсет хиляди дребни клиенти, никаква търговска причина да ги принуждава, и досега - никаква готова структура, която да им прати без отделен проект. Едната страна има данните, но няма мотив. Другата страна има мотив, но няма власт. Затова нищо не се е случило за двайсет години.

Защо мисля, че точно сега се променя

SAF-T.

Всяко предприятие в обхвата е задължено по закон да извади структурирани данни на ниво отделна операция - контрагенти, фактури, редове, всичко. Извлечени, нормализирани, валидирани, в утвърдена схема.

И тук е важното: продажбите на доставчика са покупките на нашия клиент. Данните, които на ресторанта му трябват, вече съществуват. Вече са структурирани. Вече минават през валидация. Просто са насочени само към НАП и никъде другаде.

Тоест допълнителната работа за доставчика вече не е интеграционен проект с бюджет и срокове. Тя е правило за ''маршрутизиране'' върху нещо, което той така или иначе прави всеки месец.

А вълните вървят надолу. 2026 г. хваща най-големите. 2027 г. добавя следващите. 2028 г. сваля прага от 300 млн. на 15 млн. лв. - това е вълната, която засяга най-много от нашите клиенти и най-много кантори. До 2029–2030 г. в обхвата влизат практически всички регистрирани по ДДС.

Тоест до няколко години почти всеки сериозен доставчик в страната ще произвежда структурирани данни по задължение. Предлагането на такъв обмен ще е налично по силата на закона, независимо дали някой го е искал.

Как би изглеждало на пpактика - и защо не се налага да чакаме промяна в закона

Тук е частта, която ми се струва най-подценявана, и бих искал точно нея да коментирате. Първата реакция на всеки счетоводител е: „добре, но фактурата е първичен счетоводен документ с реквизити по чл. 114 от ЗДДС, електронната фактура иска съгласие на получателя, а задължително е-фактуриране в България няма."

Всичко това е вярно. И не е пречка - стига да не пипаме фактурата.

Идеята не е да заменим документа. Оригиналът си остава такъв, какъвто е - хартия или PDF, с всичките си реквизити, със същата правна стойност, в същия архив. Просто успоредно с него пътува структуриран файл, вързан към същия номер, същата дата и същите два ЕИК-а.

Кантората осчетоводява от файла. Оригиналът остава за архива и за проверката.

При това положение никой не издава електронна фактура. Не възниква въпрос за съгласие, за автентичност на произхода, за квалифициран подпис. Структурираният файл не е документ, той е удобство, като извлечение от банка. А удобствата не се регулират.

Това превръща един многогодишен правен въпрос в техническа задача.

Две неща в наша полза, които в други държави ги няма:

ЕИК. Универсален, задължителен, публично проверим, вече присъства на всяка фактура. Проблемът със засичането на контрагента, който в чужбина е сериозна главоблъсканица, тук е практически решен предварително. Еврото. От 2026 г. всичко е в една валута. Отпада цял слой нормализация.

Какво правят другите

Не сме първи и няма да сме последни.

Италия въведе задължително B2B е-фактуриране през платформата SdI още през 2019 г. Полша пусна KSeF. Румъния работи с e-Factura. И в трите случая моделът е един и същ: фактурата минава като структуриран файл през централна система, а хартията изчезва не постепенно, а наведнъж.

На европейско ниво посоката е фиксирана. С приемането на ViDA държавите вече не се нуждаят от разрешение от Брюксел, за да въведат задължително електронно фактуриране за вътрешни сделки. От 2030 г. структурираната фактура става стандарт, а съгласието на получателя отпада като изискване. До 2035 г. всички национални системи трябва да са хармонизирани. Тоест въпросът не е дали, а кога и в каква форма. И дали ще влезем в това подготвени или на бегом, както обикновено.

Какво НЕ казвам

За да няма недоразумение, защото темата лесно се превръща в спор между доставчици на софтуер, а това не ме интересува.

Не казвам, че разпознаването е излишно. То ще остане нужно за опашката дребният сервиз, случайният документ, доставчикът с трима служители, който никога няма да е в обхвата на SAF-T. Тази част от документопотока няма да се структурира и след двайсет години.

Не казвам, че някой е сгрешил, като е купил такъв софтуер. Напротив,  при сегашните условия това е рационалното решение. Купуваш го и работи от утре, независимо какво прави който и да е доставчик. Точно тази едностранност е причината този пазар да изглежда така, както изглежда. Всяка алтернатива изисква насрещната страна да мръдне.

Това, което казвам, е по-тясно: ако главата на разпределението десетте-двайсет големи доставчика, от които идва основната част от документите започне да пристига структурирано, обемът за сканиране пада драстично, а опашката си остава за софтуера, който вече имате.

Двете не се изключват. Допълват се.

И тук ми трябва вашето мнение

Не питам реторично. Наистина не знам отговорите и подозирам, че вие ги знаете далеч по-добре от всеки анализ, който бих могъл да прочета.

1. Числото, което ме интересува най-много. Вземете един ваш реален клиент. Ако утре десетте му най-големи доставчика започнат да пращат данните структурирано, вместо на хартия - каква част от неговите документи отпадат от сканиране? Интересува ме преценка от практиката, не усещане. 20%? Половината? Повече? Ако някой има готовност да преброи за един месец, това ще е най-полезното нещо, което може да излезе от този разговор.

2. Има ли изобщо смисъл, при положение че софтуерът за разпознаване вече работи и вече е платен? Или решаваме проблем, който е решен достатъчно добре и няма нужда от повече?

3. Кой би трябвало да плаща? Доставчикът, който праща? Клиентът, който получава? Или кантората, която в крайна сметка спестява часовете? Според мен това е най-трудният въпрос в цялата тема и нямам добър отговор.

4. Виждали ли сте вече такова нещо? Клиент, който получава данни структурирано от свой доставчик в какъвто и да е вид. CSV, XML, Excel по имейл, файл от портал. Дори неудобно и полу-ръчно. Интересува ме дали някъде вече се случва, без да е наречено с гръмко име.

5. Как реагират клиентите ви на самата идея? Според вас малкият бизнес би ли направил каквото и да е усилие за това, или отговорът е „нося ви папката, оправяйте се"?

6. И най-важното: греша ли някъде? Има ли причина това да не работи, която не виждам, защото не съм в кантора всеки ден? Ако мислите, че цялата постановка е наивна, кажете го - това ще ми е по-полезно от съгласие.

Пиша това, защото усещам, че в момента приемаме едно компромисно решение за нормално състояние. Сканирането работи, следователно спираме да питаме дали изобщо е трябвало да се стигне дотам. А в следващите три-четири години SAF-T ще произведе  като страничен продукт на съвсем друга цел, точно данните, които биха направили сканирането ненужно за по-голямата част от 'документопотока. Ще е жалко това да мине покрай нас, защото никой не се е сетил да го погледне от тази страна.

Ако имате пет минути, отговорете дори само на един въпрос. Особено на шестия.